Работаем и учимся

Работаем и УЧИМСЯ!

26.01.2012 – рассмотрено 3 вопроса.

1. В целях реализации требований стандарта СМК администрации г.Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ – АВ 02 – 2011», в отделе ЗАГС администрации г.Владимира проведено занятие с сотрудниками отдела на предмет изучения данного документа.

Документ достаточно объёмный и, к сожалению, трудный для быстрого усвоения для сотрудников отдела ЗАГС по следующий причине. Основная обязанность органов ЗАГС – это предоставление государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния, которое регламентировано соответствующим Административным регламентом и другими законодательными и нормативными актами. Делопроизводство в органах ЗАГС - тоже достаточно специфическое, определенное нормами законодательства. Вся работа отдела ЗАГС по осуществлению переданных государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния производится с помощью компьютерной программы «Находка-ЗАГС»: записи актов и их копии, сопроводительные письма и ответы на запросы физических и юридических лиц имеют запрограммированные шаблоны, которые невозможно исправить на шаблоны стандарта СМК.

Остальная переписка с гражданами и организациями должна производиться с учетом требований стандарта СМК.

Документ стандарта СМК администрации г.Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ – АВ 02 – 2011» предоставлен для личного изучения каждому сотруднику отдела.

2. Во исполнение Протокола Совета при департаменте ЗАГС администрации области, в целях организации взаимодействия по вопросам нотариальной деятельности, изучен информационный материал (вопросы-ответы) по ситуациям, проблемам, наиболее часто встречающимся в работе органов ЗАГС: доверенности, нотариально заверенные заявления и другие нотариальные действия, связанные с государственной регистрацией АГС.

Изложение материала в форме «вопросы-ответы» по ситуации - доступно и понятно. Для применения на практике каждому сотруднику материалы предоставлены в электронном виде.

3. Продолжено изучение Административного регламента по регистрации АГС. Каждый сотрудник представил выписку из Административного регламента по регистрации конкретной записи АГС, выдаче повторных документов и внесению изменений в записи АГС. Формирование отдельного блока по оказанию госуслуги – это изучение всего документа с выборкой конкретной тематики по видам АГС и других ЮЗД. Такая форма изучения самая правильная. Специалист работает с документом в целом и выбирает из всего документа конкретный блок, касающийся непосредственно его практической деятельности на настоящий период. При смене участков работы, такая процедура изучения Административного регламента будет продолжена.

Вопросы, возникающие в процессе изучения специалистами Административного регламента, формируются в общий список, который в последствие будет направлен в Управление Минюста России по Владимирской области с просьбой о разъяснении того или иного положения.